LƯU Ý: TẤT CẢ THÔNG TIN PHẢI KHAI BÁO BẰNG TIẾNG ANH HOẶC CHỌN SẴN
CÁC THÔNG TIN CÓ TRÊN HỆ THỐNG
1. Khai
báo hồ sơ
- Doanh
nghiệp chọn menu “ Khai báo C/O / Khai báo C/O” để khai
báo hồ sơ C/O.

- Ở
Tab C/O bạn cần nhập đầy đủ các thông tin theo form mẫu, lưu ý
những ô có dấu
là bắt buộc
phải nhập dữ liệu.
- Chọn Form
C/O có sẵn trong hệ thống.

- Importing
Country: Chọn nước nhập khẩu (chọn tên nước có sẵn trên hệ thống)
- Export
DeclarationNumber và Export Declaration Attached: Nhập số hiệu
tờ khai hải quan và đính kèm (nếu có)
- Good
consigned from: đây là phần dành cho thông tin Doanh nghiệp xuất khẩu, thông
tin DN lấy từ hồ sơ doanh nghiệp.
- Exporter’sBusiness
Name: Tên Doanh nghiệp xuất khẩu
- Address
line 1: ghi địa chỉ tiếng Anh của nhà
xuất khẩu. Tối đa 70 ký tự.
- Address
line 2: không bắt buộc, chỉ ghi khi Address
line 1 quá 70 ký tự khi không thể khai hết ở line 1. Thường thì
khai Quận/Huyện, Tỉnh/Thành phố vào Address line 2.
- Good
consigned to:
- Consignee’s
name: Tên đơn vị nhập khẩu hàng hóa
- Address
line 1: ghi địa chỉ tiếng Anh của nhà
nhập khẩu. Tối đa 70 ký tự.
- Address
line 2: không bắt buộc, chỉ ghi khi Address
line 1 quá 70 ký tự khi không thể khai hết ở line 1. Thường thì
khai Quận/Huyện, Tỉnh/Thành phố vào Address line 2.
- Country:
nước nhập khẩu
- Transport
Type: Hình thức vận chuyển (chọn các hình thức có sẵn trong hệ thống)
- Port
of Loading: chọn các cảng trong nước (nước xuất khẩu) có sẵn trong hệ
thống, có thể nhập các cảnh đi trong trường hợp hệ thống ko có sẵn.
- Port
of Discharge: chọn các cảng rỡ hàng(nước nhập khẩu) có sẵn trong hệ thống,
chọn others nếu chưa rõ là cảng nào.
- Vessel’s
Name/Aircraft etc và Transportation document attached: Tên tàu và
Bill vận chuyển(nếu có)
- Departure
date: Ngày tàu chạy
- Phần
hàng hóa:
-
Chọn Add/UpdateItems để khai báo phần hàng hóa.

- Exporting/Importing
HS Code: chọn Mã HS xuất khẩu/nhập khẩu
(chọn mã HS có sẵn trên hệ thống).
- Goods
description: mô tả hàng hóa chi tiết.
- Origin
Criterion: Tiêu chí xuất xứ (chọn các
tiêu chí có sẵn trên hệ thống)
- Quantity/
Unit: số lượng hàng hóa. Chọn đơn vị
tính có sẵn trên hệ thống.
- Gross
Weight/ Unit: trọng lượng hàng hóa. Chọn đơn
vị tính có sẵn trên hệ thống.
- Invoice
Number/ Date: Số và ngày hóa đơn
- Mark
and Number on package: ghi ký hiệu trên thùng(Không
rõ ghi No Mark)
- Package
Quantity: số thùng (Chọn đơn vị tính có
sẵn trên hệ thống)
- FOB
value: ghi rõ giá trị, mặc định là
USD. Có thể chọn ngoại tệ khác.
- Tích
chọn hoặc không tích ShowFOB Value on C/O để thông báo cho chuyên
viên phòng là có muốn hiển thị trị giá FOB trên C/O giấy hay ko.
- Chọn
Save item sau khi khai báo để khai báo 1 dòng hàng, nếu có nhiều dòng
hàng hóa thì khai tiếp rồi lại ấn add item.

- Có
thể ấn sửa hoặc xóa để sửa/ xóa dòng hàng
hóa đã khai.
- Khai
báo Third Country Invoicing/Exhibition/ Back to back C/O

- Third
Country Invocing: Khai báo chi tiết CompanyName,
Address, Country của bên hóa đơn thứ 3.
- Tương
tự với Exhibition C/O và Back to back C/O.
2. Tải
lên các mục đính kèm
- Khi
khai báo C/O có các mục cho phép tải lên tài liệu đính kèm: Export
Declaration Attached (Đính kèm tờ khai Hải quan), Transport
documentattached (Đính kèm số vận đơn), Documentproving the origin
status attached (Đính kèm bảng kê hàm lượng), Invoices Attached
(Đính kèm hóa đơn).
- Cách
tải lên tài liệu đính kèm như sau:
- Ở
mục cần tải lên tài liệu đính kèm, click chọn biểu tượng
sau đó
chọn file cần upload từ máy tính
- Hệ
thống hiển thị yêu cầu bạn nhập mã pin của thiết bị để ký lênfile đính
kèm.
- Chọn
trong
trường hợp cần sử dụng lại file đính kèm đã từng upload.
- Danh
sách các file upload lên được hệ thống tự động sắp xếp theo ngày. Doanh
nghiệp có thể chọn ngày đã upload file, rồi click đúp vào file cần chọn để
thực hiện chọn file.
- Khi
chọn file hoặc file đã upload thành công, link của file trên hệ thống sẽ được
hiển thị ở ô bên cạnh:


Giao
diện chọn file đính kèm đã upload.
3. Ký
và Gửi duyệt hồ sơ
- Sau khi nhập đầy đủ dữ liệu chohồ sơ khai báo C/O bạn
click chọn nút
để
gửi hồ sơ tới Phòng xuất nhập khẩu.

- Ký và Gửi duyệt hồ sơ C/O xong, hồ sơ C/O của doanh nghiệp sẽ được chuyển sang
trạng thái GĐDN đã duyệt.

- Trong trường hợp chưa muốn gửi thì ấn lưu để Lưu
tạm, trong trường hợp này thì phòng XNK sẽ không nhận được hồ sơ của doanh
nghiệp.
- Kiểm tra số C/O đã được cấp trên hệ thống:
- Sau khi có số C/O Doanh nghiệp kết xuất in đơn xin C/O
đã được cấp số và nộp cùng bộ hồ sơ theo yêu cầu Cơ quan quản lý cấp C/O

Hoàn thành khai C/O điện tử
4. Chỉnhsửa
C/O
Trong giao
diện Quản lý và tìm kiếm C/O phần II , Doanh nghiệp muốn chỉnh sửa hồ sơ nào có
thể chọn nút
tại các
dòng tương ứng để vào giao diện xem và chỉnh sửa hồ sơ.
4.1. Trường
hợp C/O ở trạng thái lưu tạm và GĐDN đã duyệt
- Trong
trường hợp này, chuyên viên phòng XNK chưa xử lý hồ sơ. Trường hợp này doanh
nghiệp có thể sửa hồ sơ và đợi kết quả phê duyệt từ phòng xnk.
4.2. Trường
hợp C/O đã được xử lý
- Trong
trường hợp này, chuyênviên phòng XNK đã xử lý hồ sơ của doanh nghiệp. Doanh
nghiệp vẫn có thể sửa hồ sơ, nhưng phải đợi chuyên viên phòng XNK chấp
nhận/từ chối những chỉnh sửa của hồ sơ.
- Nếu
chuyên viên chấp nhận những yêu cầu chỉnh sửa của hồ sơ thì hồ sơ sẽ trở về
trạng thái Chờ duyệt, thông tin trên hồ sơ sẽ là thông tin mới sửa
của doanh nghiệp.
- Nếu
chuyên viên từ chối chỉnh sửa của hồ sơ thì trạng thái và thông tin trên hồ sơ
sẽ như lúc chưa sửa.
- Số
C/O vẫn được giữ nguyên.
5. Hủy C/O
- Doanh
nghiệp có thể yêu cầu hủy C/O khi có các vấn đề phát sinh.
- Chọn Hủy
C/O và chờ phòng XNK phê duyệt việc hủy C/O của doanh nghiệp.
6. Quản lý và tìm kiếm hồ sơ C/O
Để quản lý các hồ sơ khai báo C/O đã tạo bạn chọn menu Khai báo
C/O / Tìm kiếm hồ sơ C/O

Giao
diện Tìm kiếm hồ sơ C/O.